Mutation profonde de l’approche comptable de la Ville
Repenser la fonction comptable dans l’optique de la fusion Ville-Département, voter le budget par fonctions, rapprocher ordonnateur et comptable et mettre en place un outil informatique commun, tels sont les enjeux du projet présenté aux organisations syndicales lors de la réunion du comité de suivi des réformes des services de la collectivité parisienne du 10 mai 2016. Cette mutation profonde de l'approche comptable de la Ville doit conduire à une spécialisation des métiers de la DFA et des services partenaires en matière de commande publique. ...
Un outil unique de préparation budgétaire
Un constat réaliste (outils un peu vieillissants, recours en parallèle à des tableaux Excel), la nécessité d’adaptation induite par la réforme budgétaire (dans le cadre du passage à la M57) ainsi que le besoin de réaliser des hypothèses budgétaires, ont conduit à évoluer vers un outil unique, ayant une ergonomie Excel. 350 agents sont concernés par la première phase du projet dans le cadre des processus de budgétisation pour lesquels la DFA intervient, soit le cœur de métier budgétaire. L’outil se déploiera avec les utilisateurs en intégrant les besoins inférés par la réforme. À la rentrée de septembre aura lieu une réunion de présentation du budget de la Ville et du Département par fonction.
Une simplification de la chaîne de la dépense
Les équipes de la sous-direction de la comptabilité de la DFA prennent en charge environ 600.000 factures par an. Il faut savoir que 8 mairies d’arrondissement sur 20 leur ont confié la gestion de leurs factures. En amont, 2.000 personnes à la Ville sont amenées à saisir des EJ (engagement juridique, c’est-à-dire bon de commande). Afin de simplifier la chaîne de la dépense, 4 projets sont en cours :
Extension de Web-Sima à Web-Achats
Le portail Web-Achats permet d’accéder directement à de nouvelles fonctionnalités et d’exprimer des besoins en fournitures et services en fonction des produits référencés dans les marchés de la Ville, dont la mise à jour informatique doit être effectuée par les fournisseurs attributaires des marchés. L’agent Ville ainsi connecté pourra également, sans passer par SAP, avoir connaissance de l’enveloppe budgétaire restante et noter les articles ; chaque direction métier aura la possibilité de créer son catalogue.
Carte Achats en cas d’urgence
L’expérimentation d’une carte d’achats physique, permettant d’acheter hors marché à montant limité (uniquement en fonctionnement), est actuellement en cours. Des droits y sont affectés en moins de 24 h00 et chaque direction peut, en amont, référencer des tiers afin que les droits soient ouverts. Les commerçants sont payés immédiatement, la Ville ayant passé un marché avec le Crédit Mutuel.
Recentralisation de la saisie des EJ
Certains agents pratiquent couramment la saisie d’EJ alors qu’il s’agit d’une tâche occasionnelle pour d’autres. Afin de spécialiser des agents sur cette fonction et leur permettre de se former, il est demandé aux directions ayant un volume important d’EJ d’en centraliser la saisie (mais pas l’expression du besoin) dans des cellules commandes. Pour les autres directions ou services (tel que SG, DGRI, IG …), la saisie des EJ sera regroupée au sein du service de la gestion déléguée de La DFA. Ce regroupement s’effectuera par transferts de personnels sur la base du volontariat, les agents choisiront de se spécialiser dans ce métier comptable ou de rester dans leur direction, et il n’y aura donc pas de création de poste.
Dans le même temps sont déployés les parapheurs électroniques d’EJ et les directeurs sont incités à déléguer les signatures.
La meilleure visibilité de la chaîne complète, du besoin à la validation, devrait permettre d’en connaitre plus précisément le délai de gestion.
Création d’un service facturier
La création d’un service facturier (SFACT) commun entre la DFA et la DRFIP (direction régionale des finances publiques du ministère des finances) à l’horizon 2017 amorce une modernisation de la traditionnelle séparation de l’ordonnateur et du comptable. Cette pratique, qui a déjà fait ses preuves à l’État, permettra d’éviter les doubles contrôles tout en ouvrant des perspectives pour l’avenir (certification des comptes de la Ville, appui au futur établissement public de restauration scolaire …).
Le projet de refonte du système informatique SI comptable a pour échéance opérationnelle le 1er janvier 2018 avec pour étape importante, le 1er janvier 2017, l’application de la M57 à chaque personne publique Ville et Département.
> Télecharger le document présenté par le SG et la DFA le 10 mai 2016
Pour nos lecteurs assidus, le développement des acronymes :
SAP : « systems applications ands products » (progiciel de gestion intégré) M57 : instruction ministérielle des finances déclinant la nomenclature n° 57 PES : protocole d’échange standard CHD : contrôle hiérarchisé de la dépense SFH : service fait hiérarchisé